Autoglaswelt

Wie vor kurzem in unserem Bericht Notfall-Ordner für Selbstständige Teil 1 bereits angekündigt, möchten ich heute nun detaillierter auf dieses wichtige Thema eingehen.

Ganz bewusst verzichte ich auf die Argumentation, die für einen solchen Notfall-Ordner spricht. Ich denke, jedem Unternehmer ist inzwischen bewusst, wie wichtig und erforderlich das Vorhandensein eines solchen Ordners ist.

Für das Erstellen eines Notfall-Ordners sind erst einmal einige Grundätze zu beachten:

So sind alle erforderlichen Maßnahmen für das Eintreten des Notfalls generell schriftlich fest zu legen. Eine saubere Struktur, nachvollziehbare Einteilung und übersichtliche Gestaltung sind Voraussetzung dafür, dass im Notfall, nach einer kurzen Orientierungsphase, der Betrieb nahtlos weiterlaufen kann. Denken Sie auch daran, dass der Ordner ein Werkzeug für all jene Personen darstellt, die vermutlich ganz und gar nicht auf diese Situation vorbereitet sind! Eine jährliche Überprüfung der Inhalte auf Aktualität und Vollständigkeit gehört ebenso dazu, wie das grundsätzliche Mitteilen des Ablageortes an Personen Ihres Vertrauens.

Welche Inhalte sollte der Notfall-Ordner enthalten?

• Vertretungsplan
• Vollmachten
• Schlüsselverwaltung
• Verwaltung von Passwörtern, Codes, Pins, Software und Lizenzen
• Bankverbindungen, Versicherungen und sonstige Partner
• Wichtige Kunden und Lieferanten
• Vertragsverwaltung
• Vermögensaufstellung und Immobilienverzeichnis
• Unternehmensnachfolge
• Sonstiges

Vertretungsplan

Wenn der Notfall eintritt, dann muss klar sein, wer welche Aufgaben übernehmen soll. Welche Personen gehören zum Krisenstab und wer ist für welche Bereiche zuständig. Hierbei werden sicher zunächst Angehörige vor den entsprechenden Mitarbeitern eine Rolle spielen.

Vollmachten

Damit Ihr Vertreter das Unternehmen auch weiter fortführen kann und in Ihrem Namen alle Angelegenheiten regeln kann, sind entsprechende Vollmachten erforderlich oder gar von Gesetzes Wegen vorgeschrieben. Vollmachten sollten grundsätzlich beim Notar abgeschlossen werden, da sie eine weitreichende Bedeutung für die Zukunft des Unternehmens haben. Dabei gibt es unterschiedliche Kategorien. Es handelt sich beispielsweise um Generalvollmachten für betriebliche Belange, um Vollmachten, die den privaten Bereich mit Betreuungs- und Patientenverfügung regeln oder um Bankvollmachten. Auch hierbei wird zwischen Kontovollmacht im Unternehmen und im Privatbereich unterschieden.

Schlüsselverwaltung

Eine Schlüsselverwaltung existiert in vielen Betrieben bereits jetzt schon. Diese ist deshalb bequem in den Notfall-Ordner zu übernehmen. Welche Schlüssel sind vorhanden und an wen wurden sie ausgehändigt? Vergessen Sie nicht Schlüsselrückgaben ebenfalls zu dokumentieren sowie noch vorrätige Schlüssel mit ihrem Ablageort zu dokumentieren.

Verwaltung von Passwörtern, Codes, Pins, Software und Lizenzen

Noch bis vor nicht all zu langer Zeit waren Passwortlisten überschaubar. Heute, wo die ganze Welt online arbeitet, und das in allen Bereichen, sind solche Listen unvermeidlich und notwendig geworden. Erst bei der Anlage einer solchen Liste wird manchem klar, wie viele Passworte, Codes und Pins tagtäglich eigentlich im Einsatz sind. Vergessen Sie dabei auch nicht Passworte für Online-Banking-Programme!

Bankverbindungen, Versicherungen und sonstige Partner

Eine Aufstellung von Bankverbindungen, Versicherungen und sonstigen wichtigen Verträgen ist sehr wichtig. Vor allem aber ihre Aktualität, denn im Notfall müssen die Vertragspartner zuerst informiert werden. Unterstützung erhält Ihr Vertreter auch sicherlich vom Steuerberater oder vom Rechtsanwalt. Daher vervollständigen Sie den Ordner auch mit diesen Kontaktdaten.

Wichtige Kunden und Lieferanten

Wenn der Notfall tatsächlich eintritt, dann ist es wichtig zu wissen, an welchen Aufträgen gerade gearbeitet wird, gibt es Außenstände und wenn ja welche? Wichtige Kunden und Lieferanten müssen über den eingetretenen Notfall informiert werden.

Vertragsverwaltung

Im günstigsten Fall existiert auch heute schon ein Vertragsmanagement für Ihr Unternehmen. Hierbei werden Verträge katalogisiert, verwaltet und laufend aktualisiert, so dass auch dies für den Notfall-Ordner zu adaptieren ist.

Vermögensaufstellung und Immobilienverzeichnis

Wenn der schlimmste Fall nun eintritt und eine Betriebsüber- oder -aufgabe nicht mehr zu verhindern ist, müssen laufende Verpflichtungen und der Vermögensstand dokumentiert sein.

Unternehmensnachfolge

Legen Sie fest, was bei Ihrem Tod zu tun ist und wo wichtige Unterlagen hinterlegt sind:
Testament: Das Testament selbst und die Regelung zur Testamentsvollstreckung
Erbvertrag: Dieser muss laufend der jeweiligen Familien- und Vermögenssituation angepasst werden. Achten Sie darauf, dass die Regelungen in Testament und Erbvertrag einem bestehenden Gesellschaftsvertrag nicht wiedersprechen.

Sonstiges

Hier können weitere Unterlagen abgeheftet werden, die zur Fortführung des Unternehmens benötigt werden.

Dies ist nur eine Übersicht über einige Inhalte, die in einen Notfall-Ordner für Selbstständige gehören. Sicherlich kann jeder Unternehmer diese Inhalte selbst erstellen und ergänzen. Hilfreich sind hierbei aber auch die zahlreichen Angebote vorgefertigter Checklisten. So können Sie auf Nummer sicher gehen, dass Sie nichts vergessen haben!

Sprechen Sie auch mit Ihrer Hausbank oder den örtlichen Handwerkskammern. Dort erhalten Sie zum Thema noch mehr Informationen.

Zeigen Sie Verantwortung und kümmern Sie sich um die Belange Ihres Unternehmens!

Sicher ist sicher – auch wenn ich Ihnen wünsche, dass Ihr Notfall-Ordner nie zum Einsatz kommen muss!

Herzlichst Ihre Martina Weller

Redaktion AUTO.net GLASinnovation gmbh 06.05. 2019

Bildquelle: Pixabay